Politique de confidentialité et protection des renseignements personnels (Loi 25)

La présente politique explique comment Pelletier & Associés Conseils (« nous », « notre firme ») recueille, utilise, communique et protège les renseignements personnels dans le cadre de ses activités professionnelles et de l’utilisation du site pelletierconseils.ca.

Nous accordons une grande importance à la confidentialité des informations confiées par nos clients, partenaires, fournisseurs et visiteurs. Nous nous engageons à respecter la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé telle que modifiée par la Loi 25.

1. Champ d’application

Cette politique s’applique à :

nos services d’experts-conseils en télécommunications et sécurité physique (Div. 27–28);
nos relations avec les clients, prospects, partenaires et fournisseurs;
l’utilisation de notre site web et des formulaires de contact en ligne;
les communications par courriel, téléphone ou visioconférence avec notre équipe.

2. Responsable de la protection des renseignements personnels

Pelletier & Associés Conseils a désigné une personne responsable de la protection des renseignements personnels. Cette personne veille à la conformité de la firme à la Loi 25 et agit comme point de contact pour toute question ou demande liée à cette politique.

Responsable de la protection des renseignements personnels
Anne-Marie Choquette, Directrice — Projets & Opérations
Pelletier & Associés Conseils
275, boul. des Braves, bureau 300
Terrebonne (Québec) J6W 3H6
Tél. : 450 554-0225
Courriel : vieprivé@pelletierconseils.ca

3. Quels renseignements personnels recueillons-nous ?

Nous ne recueillons que les renseignements nécessaires à nos activités. Par exemple :

3.1. Renseignements fournis volontairement

Nom, prénom, titre et organisation;
Coordonnées professionnelles : adresse, courriel, téléphone;
Informations liées aux projets (type d’immeuble, rôle, contraintes, échéances, besoins technos);
Contenu de vos messages lorsque vous remplissez un formulaire ou nous écrivez directement;
Informations transmises lors de rencontres, appels ou visioconférences.

3.2. Données de navigation et témoins (cookies)

Lors de votre visite sur notre site, certains renseignements techniques peuvent être collectés automatiquement, par exemple :

adresse IP partielle ou complète;
type d’appareil, de navigateur et système d’exploitation;
pages consultées, durée des visites, source de trafic;
préférences de langue ou de consentement aux témoins.

Ces données sont principalement utilisées à des fins statistiques et pour améliorer l’expérience utilisateur. Vous pouvez paramétrer votre navigateur pour refuser les témoins non essentiels.

4. Pourquoi utilisons-nous vos renseignements ?

Nous utilisons les renseignements personnels pour les finalités suivantes :

analyser vos besoins et préparer des offres de services / propositions de mandat;
concevoir des solutions technologiques, plans, devis et rapports liés à vos projets;
communiquer avec vous concernant un projet, une demande d’information ou un suivi;
gérer la relation client, la facturation et l’administration des dossiers;
organiser des rencontres, visites de site ou ateliers techniques;
améliorer notre site, nos contenus et nos services professionnels;
respecter nos obligations légales, réglementaires et contractuelles.

5. Base légale et consentement

Dans la plupart des cas, nous traitons vos renseignements personnels parce que vous nous les avez fournis volontairement dans le cadre d’une relation d’affaires ou d’une demande de services.

En nous communiquant vos renseignements, vous consentez à leur utilisation conformément à la présente politique. Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles applicables. Le retrait de consentement pourrait toutefois limiter notre capacité à vous offrir certains services.

6. Partage des renseignements avec des tiers

Nous ne vendons ni ne louons vos renseignements personnels.

Nous pouvons toutefois les communiquer à certains tiers :

Fournisseurs de services technologiques (hébergement, courriel, sauvegarde, outils de collaboration, analytiques) lorsqu’ils sont nécessaires à nos opérations;
Collaborateurs et professionnels externes (autres firmes de génie, architectes, spécialistes, sous-traitants) lorsqu’ils sont impliqués dans un mandat et que le partage est pertinent et proportionné;
Autorités publiques ou organismes de réglementation si la loi l’exige ou pour défendre nos droits ou ceux de nos clients.

Lorsque ces tiers sont situés à l’extérieur du Québec, nous prenons des mesures raisonnables pour nous assurer qu’ils offrent un niveau de protection adéquat, conforme aux exigences de la Loi 25.

7. Conservation et sécurité des renseignements

Nous conservons les renseignements personnels pendant la durée nécessaire pour atteindre les finalités pour lesquelles ils ont été recueillis, ainsi que pour respecter nos obligations légales, professionnelles et contractuelles (par exemple, les périodes minimales de conservation de dossiers de projet).

Nous appliquons des mesures raisonnables de sécurité physiques, logiques et administratives adaptées à la nature des renseignements, notamment :

contrôles d’accès aux systèmes et aux dossiers;
sauvegardes et mises à jour régulières de nos environnements TI;
utilisation de fournisseurs de services reconnus et contractuellement encadrés;
sensibilisation de l’équipe à la confidentialité et aux bonnes pratiques de sécurité.

8. Vos droits (accès, rectification, retrait)

Conformément à la Loi 25, vous disposez notamment des droits suivants :

Droit d’accès à vos renseignements personnels que nous détenons;
Droit de rectification si certains renseignements sont incomplets, inexacts ou périmés;
Droit de retrait de consentement pour l’utilisation de certains renseignements, lorsque le traitement est basé sur votre consentement;
Droit de déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés.

Pour exercer vos droits ou poser une question sur cette politique, vous pouvez communiquer avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées indiquées à la section 2.

9. Témoins (cookies) et outils d’analyse

Notre site peut utiliser des témoins et des outils d’analyse afin de mesurer la fréquentation, améliorer la performance des pages et mieux comprendre les besoins des visiteurs.

Vous pouvez ajuster les paramètres de votre navigateur pour refuser les témoins non essentiels ou être informé lorsqu’ils sont utilisés. Certains témoins sont toutefois nécessaires au fonctionnement de base du site (ex. langue, sécurité, affichage).

10. Hyperliens vers d’autres sites

Notre site peut contenir des liens vers des sites externes (partenaires, fournisseurs, organismes, etc.). Nous ne sommes pas responsables du contenu ni des politiques de confidentialité de ces sites. Nous vous invitons à consulter leurs propres politiques avant de leur transmettre des renseignements personnels.

11. Mise à jour de la politique

Cette politique peut être modifiée de temps à autre pour refléter l’évolution de nos pratiques, de la technologie ou des exigences légales. La version la plus récente est toujours disponible sur notre site web, avec la date de mise à jour indiquée au début du document.

En continuant d’utiliser nos services ou notre site après l’entrée en vigueur d’une nouvelle version, vous êtes réputé avoir pris connaissance de ces modifications.

Note : La présente politique est fournie à titre d’information générale. Elle ne remplace pas un avis juridique personnalisé. Pour toute question spécifique quant à l’application de la Loi 25 à votre situation, nous vous recommandons de consulter un conseiller juridique.